Forløb og planer
- Allan Flamand
- Frederik Korsgaard
- Nina Puch Ørnskov (Unlicensed)
Søg i vejledningerne:
- 1 Generelt om forløb og planer
- 2 Opret et forløb til borger
- 3 Opret planer i et forløb
- 4 Fejlede planer
- 5 Redigering af planer
- 6 Pauser eller fravælg aktivitet
- 7 Se oversigt over planlagte og valgfrie aktiviteter
- 8 Afslutning af plan
- 9 Versionsopdatering af en plan
- 10 Afslutning af forløb
- 11 Genåbning af forløb
- 12 Fravalg af planlagte aktiviter som valgfrie
Generelt om forløb og planer
Forløb
Et forløb knytter sig til en diagnose som fx KOL eller hjertesvigt. En borger bør kun have ét forløb pr. diagnose/sygdomsområde.
Planer
Planer tilføjes et forløb. En plan består af forskellige aktiviteter fx målinger eller spørgeskemaer. Et forløb kan godt have flere planer fx en “KOL-monitoreringsplan” og en “Rygestop-plan”.
Aktiviteter
Aktiviteter ligger inde i en plan. Aktiviteter er forskellige målinger og spørgeskemaer eller en kombination heraf. En aktivitet kan fx være “Måling af blodtryk”. En plan kan have mange aktiviteter.
Vær opmærksom på, at en borger først vil se aktiviteter, når du har tilføjet planer i forløbet og aktiveret dem.
Behandlerteam på forløb og planer
Der vil altid være et behandlerteam knyttet til en borgers forløb og plan. Det behandlerteam, der opretter borgeren, knyttes som udgangspunkt til forløbet. Det behandlerteam, der tilføjer en plan, knyttes til planen. Du kan dog vælge at udpege et andet behandlerteam, både ved oprettelse af forløb og plan.
Der kan være ét eller flere behandlerteams tilknyttet en borgers forløb og ét eller flere behandlerteams tilknyttet en plan. Der kan altid tilføjes eller fjernes behandlerteams.
Et behandlerteam vil ofte være tilknyttet både forløb og plan. Forskellene på at være tilknyttet forløb og planer uddybes nedenfor.
Behandlerteam på forløb
Et behandlerteam på borgerens forløb kan redigere forløbet, dvs. tilføje planer, redigere grænseværdier, referenceværdier, oprette videomøder, skrive noter, skrive beskeder, tilføje behandlerteams på forløb og planer, m.m.
Et behandlerteam, der kun er på forløbet og ikke på en plan, kan ikke kvittere for indkomne opgaver (målinger og spørgeskemabesvarelser), og kan derfor betragtes som et mere administrativt behandlerteam uden monitoreringsansvar. Hvis et behandlerteam kun er på borgerens forløb, vil borgeren ikke optræde i behandlerteamets opgaveoverblik, men skal fremfindes via borgerlisten.
Vær opmærksom på, at en borger vil kunne skrive til alle de behandlerteams, der er knyttet til både forløb og planer. Når borgeren skal skrive en ny besked, skal borgeren aktivt vælge det behandlerteam, som han/hun vil skrive til.
Behandlerteam på plan(er)
Det behandlerteam, der har monitoreringsansvaret og skal kvittere for borgerens opgaver i forbindelse med aktiviteter, skal være tilknyttet borgerens plan.
Vær opmærksom på, at man på nuværende tidspunkt vil få en fejlbesked, hvis et behandlerteam kun er på en plan uden at være på forløbet. På nuværende tidspunkt skal et behandlerteam, der er på en plan, derfor også være på forløbet.
Opret et forløb til borger
Du kan oprette et nyt forløb til en ny borger eller du kan oprette et ekstra forløb med en anden diagnose, til en eksisterende borger.
Både oprettelsen af helt nye borgere og oprettelsen af ekstra forløb sker via forsidens faneblad “Borgere”.
Du kan læse vejledning til oprettelse af en ny borger eller ekstra forløb, på dette link.
Det er også muligt at genåbne et afsluttet forløb (Se Borgere ).
Tilføj behandlerteam til forløb
Vær opmærksom på ved tilføjelse af et eller flere behandlerteams på en borgers forløb, at tilføjede behandlerteams ikke automatisk tilkobles planerne. Dette skal du gøre manuelt, så monitoreringsansvaret altid er placeret korrekt og velovervejet.
Benyt knappen “Tilføj behandlerteam” og vælg det ønskede team fra listen. Du kan fjerne et behandlerteam fra forløbet ved at klikke på krydset.
Det er muligt at fjerne dit eget behandlerteam fra borgerens forløb. Hvis du forsøger på dette vil du få følgende advarsel:
Tag stilling til om det er din ønskede handling eller ej. Fjerner du dit eget behandlerteam fra forløbet mister du adgang til denne borger.
Det er ikke muligt at komme til at slette alle behandlerteams ved en borger.
Opret planer i et forløb
Vælg den borger du vil oprette planer til.
Klik på menupunktet “Forløb og planer” i sidepanel.
Klik på knappen “Tilføj plan”.
Der åbnes nu et vindue til højre på skærmen. Klik på “Tilføj planer” så kan du søge efter en bestemt plantitel eller filtrere listen på landsdel, plannavn og versionsnummer. Hvis der er mange planer i listen, skal du scrolle ned for at se dem alle.
Versionsnummeret er markeret med et "v" for version og et efterfølgende nummer. Hver enkelt plan kan foldes ud, på pilen ved siden af versionsnummeret, hvis du ønsker en uddybende beskrivelse.
Vælg en eller flere planer, i den nyeste version, med mindre andet er aftalt lokalt.
Klik på knappen “Vælg plan”. Du kan fjerne en plan igen, ved at klikke på kryds i hjørnet.
Et nyt vindue vil åbne, hvor du skal tage stilling til hvilke behandlerteams der skal kunne se eller behandle borgerens data fra valgte plan(er). Dit eget behandlerteam er udfyldt på forhånd.
Vælg startdato for hvornår borgeren starter med at anvende planen. Slutdato skal udelades, med mindre du er helt sikker på hvornår planen skal ophøre. Startdato overføres automatisk til aktiviteter i planen.
Klik på “Tilføj plan”.
Scroll ned over den nye plan og tjek, om der skal udfyldes referencepunkter. Planen er automatisk aktiveret. Vær opmærksom på at hvis der mangler referencepunkt og borgeren indsender data vil dette medføre en fejlmelding med “!” i monitoreringstabellen.
Særligt om referencepunkter: Hvis du vælger en plan med aktiviteter, som triageres ud fra relative grænseværdier, kræver det, at du får udfyldt referencepunktet for den pågældende aktivitet. Hvis aktiviteten fx er en vægtmåling og borgeren vejer 80 kg, er “80” referencepunktet og du vil da få opgaver hvis borgeren tager på eller taber sig.
En rød informationsbjælke i planens top, guider dig. Klik på det blå link i teksten og du vil springe til det sted i planen, hvor referencepunktet skal indsættes.
Du kan efterfølgende ændre startdato fx hvis borgeren først skal starte med at anvende planen senere. Når du ændrer startdato, vil du blive spurgt om startdato for aktiviteter også skal ændres.
Visning af planer
Når du har tilføjet planer til et forløb, kan du se dem under overskriften “Planer”, når du har valgt menupunktet “Forløb og planer” i sidepanelet.
Du kan vælge om du vil se “Igangværende” eller “Afsluttede” planer ved at klikke på knappen ved siden af overskriften “Planer”. Vær opmærksom på der kan være flere planer end de viste. Er dette tilfældet, kan du få vist flere ved klik på pilen for enden af rækken.
Du kan se information om en plan ved at klikke på informationsikonet 'i' til højre for planens navn.
Fejlede planer
Ved oprettelse af planer kan der opstå tekniske problemer der gør at oprettelsen fejler. Medarbejderen vil da se følgende fejlmeddelelse:
Ved at trykke på “Håndter fejl” åbnes en dialogboks. Under titlen fejlede planer kan medarbejdere tilgå supportinformation og afslutte den fejlede plan.
Redigering af planer
Der er mange måder at tilpasse en plan til en specifik borger. Herunder kommer en gennemgang af alle redigeringsmuligheder.
Aktivitetsfrekvens
Planer indeholder aktiviteter og grupper af aktiviteter, der har en frekvens. Du kan redigere frekvensen for en gruppe eller en aktivitet ved at klikke på redigeringssymbolet (blyanten) ved “Frekvens”.
Herved åbnes en sidebar, hvor aktivitetsfrekvensen kan redigeres:
Forklaring på felter:
“Interval og Enhed”: Angiver frekvens hvormed planen tilbydes til borgeren.
Fx ved interval = 1 og enhed = dag, tilbydes aktivitet hver dag.
Fx ved interval = 4 og enhed = uge, tilbydes aktivitet hver 4. uge. Når enhed sættes til uge, kan der desuden vælges hvilken ugedag (fx mandag) aktiviteten skal udføres.
Fx ved interval = 2 og enhed = måned, tilbydes aktivitet hver anden måned.
“Starter kl.”: Der bestemmer tidspunktet på døgnet, hvor planen tilbydes.
fx kl. 8.
“Varighed”: Der viser, hvor længe fra det angivne start-klokkeslæt en plan tilbydes, uden at være overskredet.
Fx 10 timer, svarende til at planen frit kan startes i tidsrummet kl. 8-18.
Særligt for ugentlige aktiviteter
Vælges enheden “uge” er det muligt at angive hvilke(n) ugedag(e) aktiviteter skal tilbydes på.
Fx er her valgt “Mandag, Onsdag og Fredag” med klik på ugedagene M, O og F.
Gem frekvens
Du klikker nu på knappen “Gem frekvens” for at gemme de nye indstillinger.
Redigering af grænseværdier
Grænseværdier kan ændres for en specifik aktivitet under “Forløb og planer”.
Grænseværdierne vil initialt være opsat efter den standard, der følger planen. Du har dog altid mulighed for at individualisere og tilpasse grænseværdierne til en specifik borger.
Find den plan, og dernæst den aktivitet du vil ændre grænseværdier for, og klik på knappen “Rediger”.
RedigérEt vindue åbnes og viser de nuværende grænseværdier, der enten er udfyldt på forhånd i systemet, eller som er blevet tilpasset borgeren ved en tidligere redigering.
Tilpas grænseværdierne til de ønskede. Du ser en grafisk visualisering “Valgte grænseområder” i toppen af skærmbilledet, der afspejler dine valg og fortæller dig, hvis der er overlappende intervaller.
Har du lavet en fejl, kan du gå tilbage til de forrige grænseværdier ved at klikke på “Fortryd”.
For at bekræfte de nye grænseværdier, klik på knappen “Indstil grænseværdier”.
Som standard er tjekboksen ved “Indstil ovenstående grænseområder for alle aktiviteter af måletypen i borgerens plan” vinget til. Det betyder, at hvis der findes flere aktiviteter med samme måletype i planen (fx 2 iltmålingsaktiviteter), bliver grænseværdierne ændret for alle aktiviteterne.
Hvis du vil nøjes med at blot ændre grænseværdierne for den pågældende måleaktivitet, skal flueben fjernes i boksen inden du klikker på “Indstil grænseværdier”. Hvis du vælger dette, skal du være opmærksom på, at aktiviteter af samme måletype (fx 2 iltmålingsaktiviteter) har forskellige grænseværdier.
Hvis der er foretaget en redigering af grænseværdier og/eller referenceværdier ses dato og tid for seneste redigering til venstre for knappen “Rediger” . Ved tryk på “i” ikonet kan du se hvem, der foretog seneste ændringer, samt hvornår. Ved klik på ikonet til højre for denne information er det muligt at kopiere denne til udklipsholderen.
OBS: Hvis grænseværdien ikke har været redigeret vises, der ikke noget ud for “Rediger”-knappen. Det er kun den seneste redigering der vises.
Forstå grænseværdier som koncept
Grænseværdier er visualiseret som et bånd med grønne, gule og røde områder, der viser de satte værdier.
Forstå redigeringsfanen
Ovenstående skærmbillede er et eksempel på redigering af relative grænseværdier. Dvs. værdier der vurderes ud fra et individuelt udgangspunkt ved en specifik borger fx mhp. vægttab ved triagering af vægt.
Derfor skal du indtaste en reference værdi - altså et udgangspunkt for triageringen.
I dette eksempel er borgerens vægt indtastet som 60 Kg.
De første grænseværdier du ser, når en plan er ny-oprettet, afspejler det standard grænseværdisæt, der er indsat i planen.
De grå felter er ikke redigerbare og indikerer “åbne ender”. De hvide felter er redigerbare.
TIP: Fokusér primært på de matematiske tegn foran de udfyldte værdier!
Den første grænseværdi-linje, fra ovenstående eksempel, har nogle vigtige pointer:
Læg mærke til at den har en “åben ende” markeret med den ikke redigerbare grå boks og at værdien indtastet er negativ. Du skal derfor kun fokusere på det matematiske tegn, der læses: “mindre end eller lig med” foran det redigerbare hvide felt, med tallet -2 (Kg).
Linjen viser, at hvis borgerens vægt falder med 2 kg eller mere udløses en Rød triagering.
Herunder, den tredje linje i grænseintervallet fra ovenstående eksempel, der viser et Gul triageringsinterval. Det læses:
“Et Gult interval for værdier større eller lig med 1 men mindre end 2”.
Linjen viser, at hvis borgeren tager 1 kg eller mere på, men mindre end 2 kg udløses en Gul triagering.
Pausering af plan
Pausering af planer foretages ved at klikke på de tre prikker til højre for den plan, du vil pausere. Når en plan er pauseret, vil borgeren ikke modtage skemalagte aktiviteter.
Når en pausering udløber bliver planen automatisk aktiv igen.
Vær opmærksom på at pausens startdato er inklusiv, men slutdato er eksklusiv. Det betyder, at hvis er pause er sat fra fx den 1/4 til den 5/4, vil borgeren ikke modtage opgaver fra den 1/4 til og med den 4/4.
Klik på “Planlæg pausering”
Planlægning af pauseringSæt start- og slutdato for pausen. Vær opmærksom på at du ikke kan lave en pausering, der overskrider 30 dage.
Bekræft ved at klikke på knappen “Planlæg pausering”.
Du kan efterfølgende se, at en plan er pauseret og hvor længe.
Pauseringen kan redigeres på de samme tre prikker.
Pauser eller fravælg aktivitet
Pausering af en aktivitet foretages ved at klikke på de tre prikker til højre for den aktivitet, du vil pausere. En pauseret aktivitet vil ikke figurere på borgerens liste over aktiviteter eller valgfrie aktiviteter.
Klik på “Pausér aktivitet” for at pausere
En pauseret aktivitet genaktiveres under de samme tre prikker.
Fravælgelse af en aktivitet foretages ved at klikke på de tre prikker til højre for den aktivitet, du vil fravælge. En fravalgt aktivitet vil ikke figurere på borgerens liste over aktiviteter eller valgfrie aktiviteter.
Klik på “Fravælg aktivitet” for at fravælge aktiviteten.
En fravalgt aktivitet tilvælges igen under de samme tre prikker.
Se oversigt over planlagte og valgfrie aktiviteter
I sektionen Forløb kan man klikke på “Se aktiviteter” for at se, hvilke planlagte og valgfrie aktiviteter borgeren har.
De planlagte aktiviteter er dem, der skal udføres under Daglige aktiviteter (borgerløsningen).
Pauserede og fravalgte aktiviteter vises ikke i listen.
Kun aktiviteter, som medarbejderen har adgang til, vises i listen. Aktiviteter fra andre forløb eller planer, som dit behandlerteam ikke er tilknyttet, vises ikke i listen.
Afslutning af plan
Planer afsluttes via “Afslut plan” når du klikker på de 3 prikker ud for den plan du vil afslutte.
Du kan også afslutte en plan ved at sætte en slutdato for planen i kalendervisningen.
Fortryder du at have sat en slutdato, kan du nulstille datoen på knappen “Nulstil dato”, øverst i kalendervisningen.
Når en plan er afsluttet, kan du genfinde den under “Afsluttede” ved borgerens planer.
Versionsopdatering af en plan
Du kan manuelt opdatere en plan til en anden version, det vil sige til en nyere eller ældre udgave af den plan, som borgeren allerede er tildelt.
Versionsopdateringer afsluttes enten automatisk eller ved at du skal indtaste nye oplysninger. Desuden kan en ny version af en plan bevidst aktiveres, på trods af manglende oplysninger.
Alle tre afslutningsscenarier gennemgås nedenfor.
Start versionsopdateringen således:
Fremsøg en specifik borger eller fremsøg en liste over alle borgere med en bestemt plan eller version, som du ønsker at ændre. Dette gøres via siden “Borgere”. Se hvordan på dette link.
Gå til siden “Forløb og planer” for den enkelte borger og orientér dig i hvilken plan du vil opdatere til en anden version. I øverste højre hjørne af planen kan du se den nuværende version og de tre prikker, der er knappen til redigering.
Klik på de tre prikker og vælg “Opdater planversion”.
Du vil nu få vist en liste over de mulige versioner, der findes for den enkelte plan.
Vælg den version af planen borgeren skal have og klik på knappen “Opdater”.
Nedenfor gennemgås de to mulige afslutningsscenarier:
1. Afslutning med automatisk aktivering
Hvis den nye version af planen kan overføre alle indstillinger fra den forrige version, fx individualiserede grænseværdier, gennemføres opdateringen automatisk. Du vil få en bekræftelse om at versionsopdateringen forløb planmæssigt. Du kan også på siden “Borgere” se, at planstatus står som “Aktiv”.
2. Afslutning med behov for datainput
Hvis der mangler datainput til den nye version får du en notifikation om, at du manuelt skal gennemgå planen. Indtil du manuelt har udfyldt de manglende input vil planen figurere som en ikke-aktiv kladde.
Planen fortsætter dog i sin forrige version, under igangværende planer, indtil færdiggørelsen er gennemført.
Den røde informationsbjælke oplyser dig om, hvad der mangler at blive udfyldt. Klik på den blå tekst i informationsbjælken, for at springe direkte til det sted i planen, hvor data mangler.
Indtil versionsopdateringen er gennemført, vil der være en planopdaterings-opgave for at minde dig på, at opgaven ikke er gjort færdig. Denne opgave-påmindelse om “Planopdatering” vil være placeret øverst på siden “Opgaver” under fanebladet “Planopdateringer”. Dette faneblad ses kun når der er versionsopdateringer af planer, der skal færdiggøres. samt som en sidefane til højre på alle øvrige sider.
Oversigten over borgere, hvor der mangler færdiggørelse af versionsopdateringer, kan ligeledes findes via sidefanen “Planopdatering” der er tilgængelig på Siden “Borgere” eller når du står på Planopdatering for en specifik borger.
Klik på sidefanen for at åbne den og vælg den borger, du vil færdiggøre versionsopdateringen for. Udfyld de manglende datainput i den nye planversion. Tag stilling til om du vil aktivere planen nu eller senere.
Hvis du aktiverer planen, vil den nye version nu være aktiv og den tidligere version vil ligge under “Afsluttede” planer. Hvis du vælger ikke at aktivere, bliver opgaven liggende i fanen “Planopdatering”.
Hvis du fortryder og alligevel ikke vil opdatere til ny planversion kan du slette planen. Det kan du gøre, mens planen fortsat har status som kladde via knappen “Slet kladde”.
3. Aktivering på trods af manglende oplysninger
Det er også muligt at aktivere en ny planversion uden at udfylde manglende data. Det kan fx være fordi du mangler viden om de værdier, der ønskes input til, fx borgerens vægt.
Klik da på den blå bjælke, over planen, med knappen “Aktiver plan”.
Planversionen vil da blive aktiv. Vær opmærksom på at aktiviteten hvortil der mangler datainput ikke kan triageres, men vil blive “Grå”, svarende til et fejlscenarie.
Afslutning af forløb
Når et forløb afsluttes, har dit og andre behandlerteams ikke længere adgang til borgerens data. Du skal derfor være meget opmærksom på, om der er andre tilknyttede behandlerteams, der kunne have aktive planer på borgeren fx kommunale eller regionale behandlerteams.
Du afslutter et forløb for en specifik borger ved at sætte en slutdato ved “Forløb” under menupunktet “Forløb og planer”.
Når du vil afslutte et forløb, bliver du spurgt, om du er sikker på, at du vil sætte en slutdato. Dette kan resultere i forskellige dialogbokse:
Følg desuden de lokale instrukser for, hvordan du afmelder måleudstyr mm.
Afslutning ved ikke-kvitterede opgaver
Hvis den valgte slutdato sættes til dags dato er det er ikke muligt at lukke et forløb, hvis behandlerteamet har ikke-kvitterede opgaver. Følgende advarsel vil blive vist:
Vær særligt opmærksom ved afslutning af forløb på dato, der ligger i fremtiden!
Hvis den slutdato sættes til en fremtidig dato - altså alt andet end dagsdato, vises ovenstående “Kvitter for alle opgaver” ikke, og der er således risiko for et forløb lukkes med ikke-kvitterede opgaver. Du skal selv huske at kvittere for alle opgaver inden slutdatoen.
Fortryd en sat slutdato
Det er muligt at redigere og slette en slutdato på et forløb, mens forløbet stadig er aktivt.
Klik på kalender i rubrikken “Slut” ved forløbet.
Klik på “Nulstil dato” eller vælg en ny dato.
Bekræft at slutdato skal nulstilles eller ændres.
Genåbning af forløb
Som medarbejder er det muligt at genåbne et forløb, som tidligere er blevet afsluttet, og som medarbejderens behandlerteam har været tilknyttet.
Fra borger siden trykkes “tilføj forløb” og borgeren fremsøges via CPR nummer.
Hvis borgeren har tidligere afsluttede forløb, er det muligt at vælge fanen “Afsluttede forløb”. Herefter kan et tidligere afsluttet forløb vælges.
Fravalg af planlagte aktiviter som valgfrie
Medarbejderen kan se hvilke aktiviteter borgeren kan tilgå som henholdsvis planlagte og valgfrie aktiviteter ved at trykke på “Se aktiviteter” under forløb overskriften.
Dette åbner et sidepanel der viser en oversigt over borgerens aktive aktiviteter
Under overskriften Planer vil aktiviteter der er fravalgt som valgfrie fremgå med teksten “Vises ikke som valgfri for borger”
